CM - Gestion administrative d'un organisme de formation
Formation pour comprendre le référentiel Qualiopi et mettre en place une procédure de formation
Formation créée le 06/06/2025.
Version du programme : 3
Programme de la formation Version PDF
A l'issue de la formation, vous aurez les connaissances et compétences pour mettre en oeuvre un système management qualité à partir du référentiel Qualiopi et de gérer les tâches administratives au sein d'un organisme de formation. Formation dispensée en hybride (elearning et distanciel en visioconférence) sur 8 demi-journées (de 9h à 12h + 4h en elearning) Option : forfait 6h suivi post-formation entre 3 et 6 mois 8 modules avec alternance de séquences théoriques et de mise en pratique * Module 1 : référentiel Qualiopi * Module 2 : procédure de formation * Module 3 : amélioration continue * Module 4 : les documents administratifs et le suivi des sessions * Module 5 : financement des formations * Module 6 : traitement de la veille * Module 7 : préparation à l'audit Qualiopi * Module 8 : bilan pédagogique et financier
Objectifs de la formation
- Maitriser le cadre législatif et règlementaire d’une prestation de formation
- Classifier les documents administratifs à chaque étape indiqués dans les procédures
- Renseigner sur les différentes possibilités de financement d’une action de formation
- Créer un tableau synthétique des actions menées lors de l’amélioration continue et de la veille
- Préparer les documents preuves pour l'audit Qualiopi
- Maitriser le bilan pédagogique et financier
Profil des bénéficiaires
- Secrétaires/assistantes (administratives, commerciales)
- Formateurs indépendants
- Responsables d'organisme de formation
- Utilisation d'une suite Office
- Utilisation d'Internet
Contenu de la formation
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Accueil des participant.e.s
- Utilisation de Zoom pour la visioconférence et de Teachizy pour la plateforme elearning
- Présentation de la formatrice et des participant.e.s
- Présentation des objectifs du programme et du déroulement des modules
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Module 1 : Référentiel Qualiopi
- Connaitre la Loi "Avenir Professionnel"
- Connaitre les objectifs des critères du référentiel Qualiopi
- Connaitre l'impact du référentiel sur la gestion d'un organisme de formation
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Module 2 : Procédure de formation
- Comprendre les étapes pour la mise en place d'une procédure Qualité
- Rédiger la procédure de formation
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Module 3 : L'amélioration continue
- Connaitre la méthode PDCA (Roue de Deming)
- Mettre en place un tableau d'amélioration continue
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Module 4 : Les activités administratives et commerciales
- Appliquer les fondamentaux pour bien accueillir et poser les questions d'analyse des besoins
- Créer les documents propres à un organisme de formation avec les logiciels appropriés
- Gérer le suivi des apprenants
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Module 5 : Les dossiers de financement
- Connaitre les organismes financeurs et leurs rôles
- Renseigner sur un dossier de financement auprès d'un FAF ou d'un OPCO
- Connaitre la création d'un dossier dans EDOF (portail CPF)
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Module 6 : Les 3 types de veille
- Connaitre les 3 types de veille pour un organisme de formation
- Collecter les informations avec différents outils
- Traiter et tracer les actions menées
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Module 7 : Préparation aux audits Qualiopi (initial, surveillance ou renouvellement)
- Répondre en conformité aux indicateurs en préparant les documents preuves
- Différencier les non conformités mineures et majeures
- Comprendre les étapes de la journée d'audit
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Module 8 : Maitriser son Bilan Pédagogique et Financier
- Comprendre le contenu et les enjeux du BPF
- Collecter et organiser les données pour préremplir chaque champ du BPF en conformité avec la DGEFP
- Utiliser un tableau annuel de suivi des données pour préparer le BPF
- Identifier les incohérences fréquentes
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Débrief et feedback
- Questions / Réponses
- Moments forts de la formation
- Plan d'action
- Bonus : échanges sur les conditions tarifaires à proposer à vos prospects
- Questionnaire de satisfaction
-Responsable de l'Organisme de formation : Jérôme ROUSSE -Formateur : Corinne VERRILLI MIRC, spécialisée en gestion administrative, commerciale et qualité Le formateur est responsable de l'accueil, du suivi administratif et pédagogique des stagiaires de sa session. Une attestation d'évaluation des compétences est délivrée à la fin de la session de formation.
- Signature électronique (à distance) par demi-journée et rapport de connexion (elearning)
- Quiz évaluation des connaissances
- Exercices de mise en pratique (rédaction des documents)
- Mise en situation permettant d’évaluer les acquis lors d’un entretien téléphonique
- Formulaires d'évaluation de la formation (à chaud)
- Certificat de réalisation de l’action de formation
- Accueil des stagiaires sur l'application ZOOM (à distance) et sur la plateforme TEACHIZY (elearning)
- Documents supports par écran partagé
- Vidéos en elearning
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Mise à disposition en ligne de documents supports (Teachizy)